IF - Spesial

Salgsmålene blir nådd etter PEP!

Jeg ser positive forandringer på en rekke områder: Felles organisering av både arbeidsbord, arkiv og PC som letter gjenfinning for meg selv og andre. Vi har fått bedre rutiner ved sykdom/fravær og også økt respekt for hverandres tid, sier Leo Melkild, leder for If’s Kundesenter Bedrift Sør i Tønsberg.

Hva var utgangspunktet for avdelingen og hva ønsket dere å få ut av PEP – Gjør det nå! programmet?

Da vi kastet oss ut i dette hadde vi nok ikke tenkt på hva vi ville ha ut av PEP. Men jeg ble bedt om å formulere hva vårt kontor kunne ønske som mål for programmet i tillegg til at hver enkelt medarbeider skulle komme med sine egne personlig mål.

Avdelingens mål ble:

• Få oversikt over alle våre systemer og hvordan vi bruker dem
• Fokus på teamets/egen tidsbruk Fokus på teamets/egen resultatoppnåelse

Har PEP avdekket spesielle utfordringer eller problemer i avdelingen?

På hvert trinn i PEP ble det mange diskusjoner om hva vi kunne gjøre annerledes for å få mer ut av tiden og få en bedre arbeidssituasjon. Det vi snakket om fikk vi ned i et referat, og vi avdekket og behandlet ca 20 forskjellige mer og mindre alvorlige problemstillinger som vi jobber for å endre.

Hvordan har PEP-programmet hjulpet dere som gruppe?

Vi er blitt mer strukturert og mer oppmerksom på hva vi bruker tiden til. Vi følger IBT’s forslag til rutiner for organisering av egen arbeidsplass, inkludert PC. Her er det først og fremst organiseringen av informasjon som er blitt bedre slik at vi nå bruker mindre tid på å lete etter dokumenter. I tillegg utnytter vi nå våre forskjellige systemer på en mer effektiv måte enn tidligere.

Vi har laget bedre rutiner for oppfølging av aktiviteter, spesielt ved sykdom og ferie. En annen viktig ting er at vi respekterer hverandres tid mye mer enn før, f.eks er det nå helt vanlig i avdelingen at vi spør om det passer når vi må avbryte noen.

Og deg personlig?

Jeg har fått bedre oversikt generelt, både når det gjelder systemer, arkiv og planlegging av oppgaver. Jeg har laget en egen plan for endring av atferd, ved å bruke skjemaet for 21-dagers vaneutfordring. Jeg trodde opprinnelig ikke på at det tok 21 dager å endre en vane, men erfaring i ettertid har vist at det må til. Den personlige coachingen på eget kontor på områder jeg hadde utfordringer, var en ubetinget positiv opplevelse. Jeg fikk i tillegg en rekke tips og råd om hvordan organisere hverdagen bedre.

Hvilke tanker har du for PEP og fremtiden?

PEP er et system som kan tilpasses de fleste typer av roller vi har i vår virksomhet. Vår utfordring er å bruke de ”teknikker” vi har lært til å tilpasse oss nye produkter/systemer på en raskere måte enn det vi har klart tidligere. Men når vi ser på målinger vi foretok før og umiddelbart etter PEP viser disse en innsparing på 0,82 timer pr person pr dag. Vi har i ettertid klart våre salgsmål på skadeforsikring med god margin – noe vi har hatt problemer med tidligere - vi tror helt klart at PEP er en av årsakene til dette.