Avinor

PEP er verdt hver krone!

- Fokus på GJØR DET NÅ!, Innboks og Mappestruktur er noe av det viktigste og mest praktiske vi har fått ut av PEP, sier sjefsflygeleder Jesper Krogh i Avinor Røyken, som har gjennomført PEP for seg og ledergruppen.

Hvilke mål ønsket dere å oppnå ved hjelp av PEP?

• Bedre struktur og overblikk i hverdagen
• Gjøre hverdagen enklere å komme gjennom
• At saksgangen går smidig uten at vi føler at vi holder på å drukne
• At vi i ledergruppen i større grad kan dra nytte av hverandre
• Teambygging

Sjefsflygeleder Jesper Krogh i Avinor Røyken
Med PEP som med sport: Trening = Suksess.
Foto: Bjørn H Stuedal.

Hvordan har PEP hjulpet dere til en bedre hverdag?

Vi har etablert hengemapper for papirene og ellers undermapper i Outlook. Dette har resultert i at vi har mindre papir på bordet og innboksen ser ikke lenger ut som et bombekrater. Det er dessuten lettere å finne sakspapirer og ting vi skal ha med til møter. Vi har lært mange nye ting i Outlook, bl.a. å dra mailer til oppgaver så vi kan få fjernet en del flagg i alle mulige farger, og vi er blitt flinkere til å utnytte kalenderfunksjonen i Outlook.

Vi har fått et bedre overblikk, slik at det ikke blir så mye som henger. Vi har fått mer tid, så vi har nå mulighet til å ta de oppgavene som tidligere ble skjøvet på. Og vi har blitt i stand til å spørre oss selv: Hva skjer i morgen?

Hva har hatt størst positiv betydning for deg personlig?

- Det er uten tvil: GJØR DET NÅ! i tillegg til MMS: Møte med meg selv. Jeg setter av tid i kalenderen. Så lukker jeg døren når jeg må utføre en oppgave som krever mye konsentrert og uforstyrret jobbing, og bruker rødt eller grønt skilt utenfor døren.

PEP åpner horisonten og gjøre at vi har større tro og tillit til de beslutningene vi tar.

Når kom resultatene av PEP?

- De kom rimelig raskt. Vår PEP-rådgiver Knut Morkestrand sto bak stolen og stilte en rekke spørsmål: Hva skal du med den? og Når skal du gjøre noe med den? Dette gjorde at vi måtte ta stilling til en rekke ting der og da, det nyttet ikke å vente til i morgen: GJØR DET NÅ!

Er det ting du fortsatt ønsker å gjøre forandring på?

- Hos oss har vi veldig fokus på mail og spesielt Nettikette. Men det må gjelde alle ansatte, ikke bare oss i ledergruppen. Det må en bevisstgjøring til for å bruke mailen på en måte som er optimal både for avsender og mottaker. Så her har vi fortsatt en jobb å gjøre.

Det å ha en effektiv mappestruktur er viktig. Jeg har nok følt at jeg i enkelte tilfeller har syndet mot det jeg etablerte, men nå vet jeg hvordan jeg skal ta meg inn igjen. Ved oppfølgingsbesøkene fra IBT og Knut har vi alltid følt at han er genuint interessert i at vi skal bli dyktigere. Som jeg sa: Tidligere kunne innboksen ligne et bombekrater, nå er det mye mer harmoni.

Hvordan vil dere holde PEP ved like for fremtiden?

- Vi er flinke til å rose hverandre når vi har gjort noe bra, og vi har hatt små konkurranser om hvem som har færrest mail i innboksen. Vi vil også fokusere på PEP de siste 5 minuttene på ledergruppemøtene for å holde hverandre på tå hev når det gjelder PEP og GJØR DET NÅ! Ved å holde kontakten med Knut kan vi få hjelp til å stille oss selv noen kritiske spørsmål med jevne mellomrom.

Vi må hele tiden trene på det som har med PEP å gjøre. Trening = Suksess. Vi har fremdeles et stort forbedringspotensial, men til nå har PEP vært verdt hver eneste krone.